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Archives municipales

 

Responsable : Nathalie LOPES
                       Tél : 02.38.29.87.97
                       Fax : 02.38.29.80.09
                       Courriel : mairie.archives@gien.info

Accès possible à toute personne, Giennoise ou non, sur rendez-vous :
du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 13 h 30 à 17 h 30.
Vendredi, fermeture à 16 h 30.

La loi définit les archives comme "l'ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité". (Code du patrimoine, art. L.211-1)

Les archives sont conservées pour : 
- établir la preuve d'un droit (titre de propriété, bulletin de salaire) 
- un besoin de gestion ou d'information 
- garder la mémoire d'un évènement et écrire l'histoire


La notion d'archives est indépendante : 
- de la date du document : il prend la qualité d'archives dès son élaboration ou sa réception. Un permis de construire délivré hier est un document d'archive au même titre qu'un parchemin. 
- de sa forme : que ce soit un texte manuscrit ou imprimé, un plan, un négatif, un document sonore ou audiovisuel,
- de son support physique : aux côtés du traditionnel papier figurent aujourd'hui la photographie, les bandes magnétiques ou les fichiers informatiques
Le service des Archives municipales de Gien assure les missions de collecte, de classement, de conservation des documents en vue de leur communication au public.
Que vous soyez chercheurs ou simples curieux vous pouvez accéder aux fonds.

Les fonds       Accès aux archives       Conditions de consultation       Généalogie

> Les fonds



Par une pratique régulière de collecte auprès des services et établissements municipaux et auprès des particuliers, des associations ou des entreprises privées, les fonds des Archives municipales de Gien connaissent un accroissement constant de plusieurs mètres linéaires de documents par an.

Ressources des archives municipales - Fonds municipaux

Les archives municipales offrent aux publics (scientifiques, généalogistes, administrés) un matériel historique extrêmement riche qui retrace l'histoire politique, économique, sociale et architecturale de la ville de Gien et de la commune associée d'Arrabloy.

Les types de documents conservés sont variés : registres des délibérations du conseil municipal, tables et registres des actes paroissiaux et de l'état civil, listes nominatives des dénombrements de population, listes électorales, plans cadastraux, permis de construire et bien d'autres encore.

L'ensemble de ces documents est classé selon le principe de respect des fonds qui permet de conserver la cohérence des documents fournis par un même producteur.
Ces fonds sont répartis dans un cadre de classement réglementaire, commun à tous les services d'archives municipales françaises.

Fonds privés

Vous pouvez nous confier vos archives sous la forme d'un don ou d'un dépôt. Ces entrées "par voie extraordinaire" représentent une source complémentaire des fonds institutionnels. Elles sont très précieuses car elles donnent un éclairage différent sur l'histoire de la collectivité.

Le don implique un transfert de propriété, ce qui n'est pas le cas du dépôt.
Le dépôt institue une relation de partenariat entre le déposant et le service des Archives municipales. La convention de dépôt spécifie les conditions de transfert ainsi que les modalités de consultation et éventuellement de reproduction des documents. Ces procédures sont validées par une délibération du Conseil municipal.

Les fonds privés conservés par le service des archives de la ville de Gien sont référencés dans la série S.

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> Accès aux archives


Les documents conservés par le service des archives sont accessibles au public.

Toutefois trois éléments peuvent rendre les documents incommunicables : leur état matériel, les délais de communicabilité réglementaires pour les archives publiques et d’éventuelles restrictions souhaitées par les donateurs ou déposants pour les archives privées.

Communicabilité réglementaire

Seuls les documents d’archives légalement communicables peuvent être consultés.
Les documents dont la communication était libre avant leur dépôt aux archives continuent d’être accessibles sans restriction. C’est également le cas pour les documents administratifs définis par la loi du 17 juillet 1978 (modifiée).
Concernant les autres documents, la communication est soumise aux délais fixés par le code du patrimoine. Celui-ci prévoit cinq délais différents afin de garantir la confidentialité inhérente à certains types de documents ou d’informations. (www.legifrance.gouv.fr +
www.archivesdefrance.culture.gouv.fr)

Dérogation

Néanmoins une procédure spécifique peut être suivie pour consulter des archives n’ayant pas atteint le délai légal de communicabilité : la communication par dérogation. Cette autorisation, délivrée par le ministre chargé de la Culture (direction des Archives de France) après accord du service ayant produit les documents, s’applique à une personne nommément désignée pour des archives clairement identifiées.

Difficulté d’accès

La loi reconnaît aux personnes rencontrant des difficultés d’accès aux archives publiques (exemple refus de dérogation) le droit de solliciter l’avis de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA). Si l’administration refuse de se conformer à l’avis rendu par la CADA le demandeur peut former un recours devant le tribunal administratif. (www.cada.fr + www.cnil.fr)

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> Conditions de consultation


Les Archives municipales de Gien accueillent toute personne souhaitant mener des recherches dans la salle de lecture du service. Elle est accessible sur rendez-vous du lundi au vendredi.
N’hésitez pas à venir aux Archives elles sont ouvertes à tous.

L’accès aux documents se fait après inscription sur présentation d’une pièce d’identité sans condition de nationalité ou de diplôme. L’inscription, gratuite, est valable un an.

La consultation se fait exclusivement sur place, dans le respect des conditions prévues par le règlement intérieur de la salle de lecture.

Microfilm

Les microfilms possédés par le service des archives municipales de Gien peuvent être consultés sur deux lecteurs de microfilm dont l’un permet la reproduction des documents.
Il est, également possible de visualiser des microfilms en provenance d’autres services archives.

Il convient, après s’être assuré auprès du service d’origine de la disponibilité des microfilms, de déposer au archives municipales une demande accompagnée de : 
- deux enveloppes « Poste livre » 
- une enveloppe marron format timbrée à 1,22 euros (pour l’envoi d’une enveloppe Poste livre dans le service d’origine des microfilms) 
- 4 enveloppes blanches timbrées aux tarifs en vigueur pour les échanges de correspondance

Reproduction

Contrairement à la consultation, la reproduction de documents d’archives n’est pas un droit. Elle constitue une facilité accordée ou non en fonction de la nature ou de l’état du document.
Les photocopies sont payantes et effectuées par une personne du service des archives.
Un appareil de lecture de microfilm offre la possibilité de reproduire les documents de cette nature.
Les lecteurs ont aussi la possibilité de photographier eux-mêmes, avec un appareil personnel, les documents sans utiliser de flash.

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> Généalogie


Le service des archives municipales de la ville de Gien conserve les registres paroissiaux depuis 1611 sur une aire géographique concernant Gien et Arrabloy
Les recherches généalogiques peuvent se poursuivre par la consultation entre autres des dénombrements de la population et de listes électorales


Liens :
- www.legifrance.gouv.fr
- www.archivesdefrance.culture.gouv.fr
- www.cada.fr
- www.cnil.fr
- www.archives-loiret.fr

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